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Sistemas de gestão de contratos e assinatura digital

Sistemas de gestão de contratos (CLM) e assinatura digital

Os sistemas de gestão de contratos melhoram o processo de gestão de contratos, também conhecido como CLM (Contract Lifecycle Management - gerenciamento do ciclo de vida do contrato), com soluções como: - Assinatura eletrônica: permitem assinar contratos digitalmente, o que elimina a necessidade de assinaturas físicas em papel; - Segurança de informação: armazenam os contratos de forma segura em nuvem; - Notificações e lembretes: enviando notificações para as partes envolvidas sobre prazos de assinatura e datas de vencimento, evitando atrasos; - Controle de acesso: oferecem controle rigoroso de quem pode visualizar, editar ou assinar um contrato, garantindo a segurança dos dados; - Validação jurídica: em muitos países, as assinaturas eletrônicas têm validade legal, desde que cumpram certos requisitos legais, o que é uma preocupação importante para muitos negócios. As ferramentas para a gestão de contratos e assinaturas digitais são essenciais em diversos segmentos, como escritórios de advocacia e contabilidade, imobiliárias, entre outros.

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Gestão de contratos e assinatura digital

Os softwares da categoria de gestão de contratos e assinatura digital oferecem soluções rápidas e seguras para assinar e enviar contratos de forma eletrônica, dispensando a necessidade das partes estarem presentes no mesmo local para isso.

Essas ferramentas conferem mais agilidade no fechamento de negócios e atribuem mais segurança ao processo, anulando qualquer risco de fraude.

Além disso, as assinaturas digitais e eletrônicas têm validade jurídica e operam dentro da legalidade, sendo regulamentadas em legislações específicas em cada país.

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O que é um sistema de gestão de contratos e assinatura digital?

Uma ferramenta para gestão de contratos e assinaturas digitais atribuem, dentro do ambiente online, a praticidade para a celebração de contratos. Isso porque elas dispensam a necessidade de realizar qualquer transação dessa natureza presencialmente. Com a transformação digital, as assinaturas em papel estão sendo extintas. Esse processo tem sido acelerado, principalmente, em virtude da pandemia da covid-19, que teve início em 2020.

Como funcionam os contratos e assinaturas onlines?

Antes das assinaturas eletrônicas e digitais existirem, os documentos como contratos de aluguel, seguros, planos de saúde, compra e venda de produtos, assinatura de serviços etc., eram assinados presencialmente. Para garantir a autenticidade das assinaturas manuais, era preciso fazer o reconhecimento por semelhança em um cartório. Mas, com a transformação digital, os modelos de assinatura migraram para o formato eletrônico e, com isso, a gestão de contratos passou a ser feita online. Para acompanhar essa nova realidade, os protocolos que garantem a segurança dessas operações também foram atualizados, se tornando um dos pontos fortes do formato online. A razão disso é que eles agregam recursos que garantem uma maior integridade e autenticidade em todo o processo.

O que deve ter um software de gestão de contratos e assinatura digital?

Além de mais agilidade na gestão de contratos, o formato online também agregou mais segurança na hora de assinar um documento.

Neste processo, todas as ferramentas que fazem assinatura online usam como base algoritmos e criptografia para garantir os princípios de:

Autenticidade;
Integridade;
Confidencialidade;
Não repúdio;
Tempestividade (averiguação de data e hora da assinatura de um documento).

Além disso, a assinatura digital tem validade jurídica no Brasil desde 2001, quando houve a publicação da Medida Provisória 2.200-2.

Essa medida regulamentou a certificação digital e criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, instituição conhecida como ICP Brasil.

Dessa forma, toda validação da assinatura digital é feita por meio de um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC), entidade que detém fé pública para chancelar o procedimento.

Qual a finalidade das ferramentas para gestão de contratos e assinatura online?

De modo geral, os softwares que fazem a gestão de contratos online automatizam fluxos de contratos, ajudam na coleta das assinaturas digitais e armazenam, de forma segura, os documentos.

Tudo isso é importante para que a administração correta e eficaz das variáveis envolvidas nas etapas que compõem o conhecido Contract Lifecycle Management CLM (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos) sejam cumpridas.

Como uma ferramenta de gestão de contratos e assinatura online ajuda na área jurídica?

As ferramentas para gestão de contratos online permitem que pequenas de todos os portes, pessoas físicas e advogados gerenciam e revisam documentos de forma ágil, sem a necessidade de idas e vindas ao cartório para fins de notorização (reconhecimento de firma) desses documentos.

A tecnologia aplicada na assinatura online de contratos propõem o oferecimento de soluções inteligentes, capazes de dar celeridade a todo este processo, além de facilitar a comunicação entre o setor jurídico e demais departamentos internos de uma organização como financeiro, vendas e suprimentos.

Tipos de assinaturas eletrônica e digital

As assinaturas eletrônicas compreendem diversos aspectos e se referem a qualquer forma de autenticação de autoria que se utilize dos meios computacionais.

Uma assinatura eletrônica pode ser feita por:

Login e senha;
Autenticação por biometria;
Reconhecimento do IP;
Assinatura digital;
Endereço de e-mail;
Certificados digitais;
Tokens;
Código de acesso;
SMS;
Telefone/voz.

Dentro dos tipos de assinatura eletrônica está incluída a assinatura digital.

Ela é chancelada por uma Autoridade Certificadora, que é devidamente licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, responsável pela criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras de certificados no padrão ICP-Brasil.

Por que uma ferramenta de gestão de contratos e assinatura online é importante para uma empresa?

As transações de assinatura de contratos, quando feitas no universo online, poupam o tempo de todas as partes que não precisam mais aguardar a chegada do papel para seguirem com o fechamento de um negócio, por exemplo.

Além disso, os contratos online e assinaturas digitais dispensam o deslocamento até um cartório, para validação da firma. Isso porque o ambiente digital utiliza recursos que garantem a integridade e autenticidade em todas as etapas, dificultando qualquer tentativa de fraude.

Vantagens e benefícios de um software para contratos e assinatura online:

A adoção de softwares gestão de contratos para a assinatura online de documentos oferece como principais vantagens:

Desburocratização de processos;
Eficiência operacional em empresas e departamentos jurídicos;
Dispensa da ida presencial a um cartório para realizar o reconhecimento de firma;
Economia do uso de papel;
Conectividade entre todas as partes interessadas;
Aumento da confiabilidade: desde o momento da assinatura até a hora de arquivar o documento.

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Veja a opinião de quem usa as ferramentas para gestão de contratos e assinatura online.

O que é um sistema CLM?

Um Contract Lifecycle Management (CLM), ou Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato, em português é uma forma de gerenciar contratos desde sua criação até o encerramento, e inclui várias funcionalidades, como assinatura eletrônica, armazenamento seguro na nuvem, notificações e lembretes, controle de acesso e validação jurídica. Os sistemas ferramentas de gestão de contratos e assinaturas digitais são essenciais para organizações que lidam com um grande volume de contratos e precisam garantir eficiência, segurança e conformidade legal em todo o processo. Elas podem ser especialmente úteis para escritórios de advocacia, departamentos jurídicos corporativos, imobiliárias, empresas de serviços financeiros e outros setores onde contratos desempenham um papel fundamental nas operações comerciais.

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