O que é uma ferramenta de contratos e assinatura online?

Uma ferramenta para gestão de contratos e assinaturas digitais atribuem, dentro do ambiente online, a praticidade para a celebração de contratos.

Isso porque elas dispensam a necessidade de realizar qualquer transação dessa natureza presencialmente.

Com a transformação digital, as assinaturas em papel estão sendo extintas. Esse processo tem sido acelerado, principalmente, em virtude da pandemia da covid-19, que teve início em 2020.

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Como funciona uma ferramenta de contratos e assinatura online?

Antes das assinaturas eletrônicas e digitais existirem, os documentos como contratos de aluguel, seguros, planos de saúde, compra e venda de produtos, assinatura de serviços etc., eram assinados presencialmente.

E, para garantir a autenticidade das assinaturas manuais, era preciso fazer o reconhecimento por semelhança em um cartório. Mas, com a transformação digital, os modelos de assinatura migraram para o formato eletrônico e, com isso, a gestão de contratos passou a ser feita online.

E, para acompanhar essa nova realidade, os protocolos que garantem a segurança dessas operações também foram atualizados, se tornando um dos pontos fortes do formato online. A razão disso é que eles agregam recursos que garantem uma maior integridade e autenticidade em todo o processo.

O que deve ter um software de contratos e assinatura online?

Além de mais agilidade na gestão de contratos, o formato online também agregou mais segurança na hora de assinar um documento.

Neste processo, todas as ferramentas que fazem assinatura online usam como base algoritmos e criptografia para garantir os princípios de:

• Autenticidade;
• Integridade;
• Confidencialidade;
• Não repúdio;
• Tempestividade (averiguação de data e hora da assinatura de um documento).

Além disso, a assinatura digital tem validade jurídica no Brasil desde 2001, quando houve a publicação da Medida Provisória 2.200-2.

Essa medida regulamentou a certificação digital e criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, instituição conhecida como ICP Brasil.

Dessa forma, toda validação da assinatura digital é feita por meio de um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC), entidade que detém fé pública para chancelar o procedimento.

Qual a finalidade das ferramentas para gestão de contratos e assinatura online?

De modo geral, os softwares que fazem a gestão de contratos online automatizam fluxos de contratos, ajudam na coleta das assinaturas digitais e armazenam, de forma segura, os documentos.

Tudo isso é importante para que a administração correta e eficaz das variáveis envolvidas nas etapas que compõem o conhecido Contract Lifecycle Management – CLM (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos) sejam cumpridas.

Como uma ferramenta de gestão de contratos e assinatura online ajuda na área jurídica?

As ferramentas para gestão de contratos online permitem que pequenas de todos os portes, pessoas físicas e advogados gerenciam e revisam documentos de forma ágil, sem a necessidade de idas e vindas ao cartório para fins de notorização (reconhecimento de firma) desses documentos.

A tecnologia aplicada na assinatura online de contratos propõem o oferecimento de soluções inteligentes, capazes de dar celeridade a todo este processo, além de facilitar a comunicação entre o setor jurídico e demais departamentos internos de uma organização como financeiro, vendas e suprimentos.

Tipos de assinaturas eletrônica e digital

As assinaturas eletrônicas compreendem diversos aspectos e se referem a qualquer forma de autenticação de autoria que se utilize dos meios computacionais.

Uma assinatura eletrônica pode ser feita por:

• Login e senha;
• Autenticação por biometria;
• Reconhecimento do IP;
• Assinatura digital;
• Endereço de e-mail;
• Certificados digitais;
• Tokens;
• Código de acesso;
• SMS;
• Telefone/voz.

Dentro dos tipos de assinatura eletrônica está incluída a assinatura digital.

Ela é chancelada por uma Autoridade Certificadora, que é devidamente licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, responsável pela criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras de certificados no padrão ICP-Brasil.

Por que uma ferramenta de gestão de contratos e assinatura online é importante para uma empresa?

As transações de assinatura de contratos, quando feitas no universo online, poupam o tempo de todas as partes que não precisam mais aguardar a chegada do papel para seguirem com o fechamento de um negócio, por exemplo.

Além disso, os contratos online e assinaturas digitais dispensam o deslocamento até um cartório, para validação da firma. Isso porque o ambiente digital utiliza recursos que garantem a integridade e autenticidade em todas as etapas, dificultando qualquer tentativa de fraude.

Vantagens e benefícios de um software para contratos e assinatura online:

A adoção de softwares gestão de contratos para a assinatura online de documentos oferece como principais vantagens:

• Desburocratização de processos;
• Eficiência operacional em empresas e departamentos jurídicos;
• Dispensa da ida presencial a um cartório para realizar o reconhecimento de firma;
• Economia do uso de papel;
• Conectividade entre todas as partes interessadas;
• Aumento da confiabilidade: desde o momento da assinatura até a hora de arquivar o documento.

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