O que é a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é um modo de assinar documentos online, sem a utilização de papel ou caneta. Através de algoritmos, criptografia e outros avanços tecnológicos, uma empresa ou pessoa física, pode enviar um contrato, ou qualquer outro tipo de registro, para o e-mail, SMS ou WhatsApp de uma das partes, que o assina com alguns cliques. A própria plataforma armazena e protege esse documento contra fraudes ou adulterações.

Em instantes um contrato é assinado, não importa a hora ou o lugar. É necessário somente que as partes tenham um dispositivo com acesso à internet. É tudo online, desde a conferência do documento até o armazenamento dele. Há, inclusive, um módulo de geração automática de documentos na Clicksign, basta que para isso se preencha um formulário e deixe os campos variáveis para as partes completarem.

Validade jurídica da assinatura eletrônica e a MP 2.200-2 de 2001

Ao mesmo tempo em que esse pensamento se fortaleceu, foi editada no Brasil uma medida provisória que legalizou a utilização de assinatura eletrônica para fins jurídicos, a MP 2.200-2 de 2001. Ela institui o ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). O segundo parágrafo do artigo 10 dessa medida provisória aborda exatamente o tema da assinatura eletrônica, conforme vemos abaixo:

Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

• 2o O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Mas de nada valeria uma lei se a sociedade não estivesse preparada para ela. Assim, no final da primeira década dos anos 2000, começaram a surgir no mercado as primeiras plataformas de assinatura eletrônica totalmente seguras e confiáveis, como foi o caso da Clicksign.

Diferença entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital

Assinatura eletrônica é o nome que se dá a todos os métodos utilizados para assinar um documento de forma eletrônica. É muito parecido com a assinatura em papel, entretanto, utiliza processos eletrônicos. São três os elementos essenciais de uma assinatura eletrônica: comprovação da integridade do documento assinado; identificação e autenticação do autor da assinatura; e registro da assinatura.

Assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, mas que se diferencia dela por usar um certificado digital.

Ela é o resultado de uma operação matemática que usa a criptografia e permite que a origem e a integridade do documento sejam aferidas.

Assim, a assinatura digital fica vinculada ao documento eletrônico e se houver qualquer alteração a assinatura se torna inválida.

A integridade dos documentos com assinatura eletrônica

Um dos critérios de segurança da assinatura eletrônica é o Hashing – SHA 256 – um algoritmo que garante a integridade dos documentos assinados. Ele assegura que qualquer tipo de registro não seja alterado pois sua função compara valores previamente calculados. É como se o algoritmo transformasse o documento em um número.

Se houver qualquer alteração neste documento, por mínima que seja, o número também se torna diferente e ao comparar os valores o algoritmo revela a tentativa de adulteração. Assim, quem assina tem a certeza de que o arquivo assinado não será alterado.

Outro procedimento para garantir a integridade é o número de documento e o Log. Quando é feito o upload de um contrato ou qualquer outro material que tenha que ser assinado, esse arquivo é registrado com um número único. Trata-se do ID do documento. O Log terá esse mesmo número.

O Log é projetado para o registro de assinaturas e outras informações relevantes, como hora e endereços de IP. Cada mensagem enviada através da plataforma é, também, registrada com um número único.

Os horários são marcados pelo relógio do servidor e sincronizados com o Observatório Nacional, via NTP (Network Time Protocol), um protocolo de sincronização confiável e de alta precisão.

Ainda para garantir a integridade dos documentos com assinatura eletrônica, são utilizadas marcas d’água para que as cópias impressas dos arquivos assinados sejam facilmente identificadas com o número único do documento.

Controle das informações

A plataforma de assinatura eletrônica realiza um controle rígido de informações, como procedimentos de autenticação e restrição do acesso de funcionários aos dados dos clientes.

Procedimentos de autenticação

Os procedimentos de autenticação começam no cadastramento dos usuários de assinatura eletrônica. Os dados dos usuários, como CPF, devem ser verificados. A plataforma da Clicksign mantém uma integração com a Receita Federal para conferir se os documentos fornecidos são válidos e legais.

Há, também, o Identity Score, um procedimento que avalia se a pessoa com quem se fará uma transação é quem alega ser. O Identity Score é a expressão matemática de uma análise subjetiva sobre a identidade dos usuários e pode mudar com frequência.

Para fazer essa avaliação o sistema verifica as informações apresentadas no cadastro, a quantidade de contatos que conhecem a pessoa avaliada e o Identity Score deles. Mas é importante lembrar que essa é uma avaliação para a plataforma de assinatura eletrônica que não faz qualquer julgamento de caráter.

A senha é uma das medidas de segurança de uma plataforma de assinatura eletrônica. O usuário precisará dela para fazer o login na conta, assinar um documento, criar uma lista de assinatura e efetuar outras ações. Mas cabe ao próprio usuário criar uma senha forte e manter o sigilo dela.

Outras medidas de segurança com a senha são: alterá-la com frequência e não divulgá-la para ninguém. A plataforma de assinatura eletrônica pode usar o que há de mais recente em tecnologia para garantir a proteção das senhas no sistema.

Outras ações, podem ser usadas para manter uma conta de assinatura eletrônica segura. Uma delas é o token. Ele é utilizado na autenticação por dois fatores. Assim, o sistema pede uma senha e um token, que se trata de um código temporário gerado automaticamente.

O token pode ser enviado para o telefone celular, via SMS ou para o e-mail. Se o usuário mudar de número de telefone é importante que antes dessa alteração ele cadastre seu novo número na plataforma. Assim ele não correrá o risco do envio de um token ir para o antigo telefone dele.

Privacidade

Para garantir a privacidade do usuário, a plataforma de assinatura eletrônica adota procedimentos para criptografar duplamente os arquivos armazenados. A primeira criptografia ocorre nos servidores da plataforma e a segunda é programada para acontecer no servidor S3 da Amazon, antes dos dados serem salvos.

Outro instrumento que ajuda na manutenção da privacidade é a criptografia nas transmissões. Para isso é utilizado o Secure Sockets Layer (SSL) com validação estendida e criptografia de 256 bits, que protege os dados dos usuários durante transmissão por redes públicas.

As informações dos cartões de crédito dos usuários não ficam armazenadas na plataforma e sim pelos prestadores de solução de pagamentos listados. Isso diminui os riscos desses dados de alguma forma vazarem.

Alguns setores que têm tido sucesso ao utilizar a assinatura eletrônica

Educação : escolas, faculdades ou outras instituições de ensino ganham muito com a assinatura eletrônica, principalmente porque existe uma produção muito grande de novos contratos. Antes eles eram impressos, assinados à caneta e precisavam de um local físico para serem armazenados, acumulando uma quantidade enorme de papel. Assim, o setor de educação tem tido resultados muito positivos com a assinatura eletrônica.

Recursos Humanos : o RH é uma área que tem a fama de acumular muito papel. Para tudo, praticamente, é preciso de um documento e assinatura de um funcionário. Haja papel para isso. Porém, a assinatura eletrônica não se resume em disponibilidade de espaço. Interromper um funcionário em suas funções para que ele leia um documento e depois o assine pode resultar em déficit de produtividade. Dessa forma, utilizar a tecnologia para registrar um acordo entre empresa e colaborador é a saída que o RH encontrou para tornar esse processo mais célere.

Fintechs: as startups financeiras nasceram embaladas no avanço da tecnologia. Em praticamente todos os seus processos há alguma inovação. Essas empresas fazem isso porque precisam. Praticamente todo o contato com os clientes é feito pela internet ou via aplicativo. Portanto, a assinatura dos contratos firmados entre os consumidores e as fintechs não podia ser de outra forma que não a eletrônica.

imobiliárias : as empresas que trabalham com imóveis também fazem uso das assinaturas eletrônicas. Isso evita as idas e voltas de contratos e a movimentação desnecessária de locadores e locatários, já que toda documentação para o aluguel ou compra e venda dos imóveis pode ser mobilizada pela internet ou pelo celular.

jurídico : no setor jurídico há muitas formas de usar a assinatura eletrônica, como por exemplo se uma pessoa quiser fazer uma procuração ad judicia, para que seu advogado possa cuidar dos atos de um processo, ela não precisa ir até o escritório de seu defensor para assinar a procuração. Basta fazer isso por e-mail. O mesmo acontece com contratos de honorários, legal opinion, acordos extrajudiciais e serviços de arbitragem.

Agências de turismo: a assinatura eletrônica é uma ótima opção para as agências de turismo. Os contratos de prestação de serviços utilizados nessas empresas permitem isso. Ela agiliza muito a transação, além de ser mais prática. O cliente não precisa sair de sua casa ou de seu trabalho para ir à agência assinar um contrato. Ele lê e assina virtualmente em seu computador de sua residência ou de seu escritório.

Agências de Marketing : um tipo de contrato que os funcionários de agências de marketing precisam assinar é o Acordo de Confidencialidade. Esse documento exige sigilo em relação às informações de seus clientes. Portanto, seria preciso imprimir um contrato para cada pessoa que trabalha na empresa. A quantidade de papel gasto no final de tudo é enorme, a menos que isso seja feito eletronicamente.

Consultorias: de nada adianta ser uma empresa moderna e ágil se o processo inicial de fechamento de contrato for feito da forma antiga, com caneta e papel. Além disso, seria necessário o deslocamento ou do cliente para a consultoria ou da consultoria para o cliente, somente para assinar o documento. E no geral não há tanto a necessidade de deslocamento dos consultores de seus escritórios.

Mercado de seguros: as seguradoras encontram na assinatura eletrônica um importante aliado para conseguir fechar negócios mais rapidamente. Toda negociação pode ser feita pelo telefone e a entrega dos contratos por e-mail. Isso evitaria a ida de um corretor até o cliente, poupando o tempo dele e do cliente.

Benefícios da assinatura eletrônica

Agilidade: a assinatura eletrônica acelera muito o processo de contratação de um serviço. Isso acontece porque com ela não há a necessidade de imprimir os contratos em papel, assiná-los e depois ter que enviá-los por meio de um motoboy. Após tudo isso, ainda é preciso esperar a leitura e assinatura das partes, para que assim se tenha o negócio fechado. Com a assinatura eletrônica todo esse processo ficou no passado. Os documentos circulam online e são assinados com um clique.

Redução de custos: o fato de que com a assinatura eletrônica não há a necessidade de imprimir documentos, a redução de gastos com papel é muito relevante dependendo do setor que a empresa atua. Além disso, reduz-se também os custos com envio de contratos por motoboys ou correios.

Melhor aproveitamento de espaço físico: por reduzir o uso de papel, a assinatura eletrônica permite que os espaços dentro de uma empresa sejam melhor utilizados, já que o armazenamento dos documentos será feito na nuvem, por meio dos servidores da plataforma utilizada.

Facilidade: com os documentos armazenados digitalmente é muito mais fácil encontrar uma informação que se precise. Não é mais necessário revirar pilhas e pilhas de papéis atrás de algum dado, pois isso pode ser feito pelo computador.

Simplificação do fechamento de contratos: com a assinatura eletrônica o processo para se fechar a venda de um produto ou serviço é muito mais simples. Basta que o cliente concorde com os termos do contrato e em um clique o acordo está firmado.

Benefícios da assinatura eletrônica

A plataforma de assinatura eletrônica da Clicksign apresenta algumas funcionalidades que a fazem ser uma das principais opções deste segmento de mercado. Algumas delas são:

Assinatura eletrônica: possibilidade de assinar eletronicamente os mais diversos tipos de documentos, como atas, contratos, termos de confidencialidade, procuração ad judicia, etc..

Personalização: no plano Custom pode-se personalizar a plataforma de acordo com o guia visual de cada empresa. Assim, a marca que vai aparecer, quando alguém for assinar um documento, será a da empresa e não a da Clicksign.

Widget embedded: com esta funcionalidade pode-se transformar o site da empresa em uma plataforma de assinatura eletrônica. É possível assinar documentos dentro dessa página a qual foi adicionado o widget embedded.

Assinatura via WhatsApp: no plano Custom é possível assinar documentos utilizando o WhatsApp. Utilizar o aplicativo de mensagens, simplifica e facilita muito o trabalho de quem precisa assinar um documento e de quem envia o arquivo para ser assinado.

Gestão de documentos: a plataforma de assinatura eletrônica da Clicksign pode ser usada para um local para se organizar os documentos assinados pela empresa e seus signatários. Diminuindo a burocracia e facilitando a administração.

Autenticação por SMS/E-mail: as duas opções, SMS e E-mail, podem ser usadas para autenticar os signatários. Basta escolher a mais fácil e prática para cada cada situação.

Permissões personalizadas por usuário: com essa funcionalidade pode-se separar o que cada um dos usuários da plataforma podem fazer dentro da plataforma.

Relatórios: a funcionalidade relatórios permite que sejam gerados relatórios sobre os documentos assinados na plataforma. Isto permite que a gestão dos documentos seja muito mais eficiente

Como contratar um serviço de assinatura eletrônica

Não existe muito segredo quando se deseja contratar uma plataforma de assinatura eletrônica. Para fazer isso é necessário somente que você procure uma plataforma séria e segura.

A plataforma é estável e permite a personalização com a marca da empresa. Além disso, tem funcionalidades adequadas para a necessidade dos clientes e mantém um custo acessível a diferentes tamanhos de orçamentos, com valores em Reais.

E para que você assine muitos documentos, são contabilizados apenas “documentos finalizados”. Não são cobrados os documentos cancelados. Além disso, o signatário não paga, para quem assina é sempre grátis.

Qual a diferença entre usuário e signatário?

Então vamos lá. É importante você saber isto, porque pela Clicksign há planos em que existe um número limite de usuários, mas em nenhum deles há limite para signatários. Usuário é a pessoa que opera a Plataforma Clicksign para adicionar documentos, efetuar o envio para assinatura, acessar o repositório de documentos, etc. Signatário é a pessoa que assina um documento. Usuários também podem assinar documentos.

Quantos documentos podem ser enviados para assinatura?

A resposta é, quantos quiser. Aqui, no entanto, vale uma ressalva. Cada plano, como você verá adiante, tem uma quantidade de documentos específica dentro de seu valor e caso você precise assinar mais, será cobrado por documento excedente. Assim, o plano Nano garante 3 documentos. No plano Standard é possível assinar até 15. Pelo Ilimitado, como o próprio nome diz, não existe uma quantidade máxima. E pelo Custom vai depender do que sua empresa precisa.

Apenas documentos finalizados são passíveis de cobrança (conforme o seu plano). Documentos adicionais serão cobrados quando o limite de documentos do seu plano for ultrapassado.

Quem pode contratar os serviços da Clicksign?

Pessoas físicas ou jurídicas podem contratar o serviço de assinatura eletrônica da Clicksign. Depois você pode escolher um dos quatro planos que a Clicksign oferece aos seus clientes, dependendo da quantidade de documentos que se deseja assinar em cada mês, da personalização e da integração. São eles:

Plano Nano: criado no ano de 2020, o plano Nano foi feito especialmente para ajudar a sociedade a lutar contra a crise provocada pelo coronavírus. Por ele, podem ser assinados até 3 documentos gratuitamente e, se precisar de mais, os documentos excedentes têm um valor de R$ 7,00 cada. Todo valor arrecadado será doado para entidades beneficentes.

Standard: neste plano é possível disponibilizar até 15 documentos para serem assinados, sem limite de signatários.

Ilimitado: como o próprio nome diz, neste plano não há limite de documento nem de signatários.

Custom: plano feito sob medida para sua empresa. Entre as vantagens deste plano está a possibilidade de usar o WhatsApp para a assinatura de documentos.

Todos esses planos podem ser testados gratuitamente por um período de 14 dias.

Pronto.

Agora você já conhece as informações mais importantes sobre como assinar um documento eletronicamente.

Fora a assinatura eletrônica, a Clicksign oferece outras soluções como o Fluxia e o Securities.

O Fluxia é o módulo de automação de contratos da Clicksign. Com ele, você pode otimizar o processo de criação desses documentos, enviando formulários com os campos variáveis para serem preenchidos por seus clientes. Dessa forma, o contrato está preparado para ser assinado, eletronicamente, claro. Você não precisa desperdiçar seu tempo cuidando manualmente de cada documento.

Já o Securities é a solução da Clicksign voltada para o mercado financeiro e Fintechs. Com ela é possível criar, assinar e endossar Cédulas de Crédito Bancário, as CCBs. Assim, a ferramenta gera um lastro, com controle do endosso, de forma segura.