Integração de sistemas: benefícios da automação de processos

A integração permite que você tenha maior controle sobre diversas situações por formar um ecossistema de ferramentas empresariais que concentra todas as informações necessárias para execução e acompanhamento de fluxos de trabalho.

Integrar diversas tecnologias em um negócio facilita a visualização dos dados, melhora a comunicação entre todos os setores e fornece uma visão panorâmica sobre toda a situação da empresa.

Com a integração de ferramentas também é possível reduzir as falhas operacionais causadas por repetições de processos manuais.

Como àqueles em que é necessário lançar os mesmos dados em diversas planilhas ou documentos diferentes e ainda mantê-los atualizados manualmente, gerando muitos retrabalhos.

Uma vez que você possui ferramentas integradas, os dados inseridos em qualquer uma das plataformas que fazem parte deste ecossistema, serão atualizados automaticamente nas demais soluções.

Isso tudo traz maior agilidade nos processos da empresa e faz com que a coleta e análises de todos os dados espalhados em diversas ferramentas se torne muito mais precisa, gerando insights valiosos e reduzindo custos excedentes que poderiam ser gerados por falhas de cálculo e comunicação.

Além disso, quando os processos e análises da empresa estão alinhados e organizados, torna-se muito mais fácil melhorar a experiência e o sucesso do cliente.

Para que você consiga visualizar melhor os benefícios de integrar aplicativos e softwares em seu negócio, separamos alguns exemplos de integrações por departamento.

Integrações no setor de marketing

O setor de marketing possui uma série de desafios e métricas que precisam ser acompanhadas em tempo real para medir o quanto suas campanhas são eficazes, e a partir dos resultados obtidos, planejar e estruturar as próximas campanhas.

As ferramentas que podem ser integradas neste caso são:

• Gestão de workflow, onde as equipes poderão criar, padronizar e distribuir seus fluxos de trabalho e tarefas rotineiras, além de conseguirem centralizar todas as documentações, designs e outros arquivos que são utilizados em suas campanhas;
• Gestão de mídias sociais, para que os profissionais consigam produzir conteúdos, programar publicações de campanhas nas redes sociais, acompanhar concorrentes, a eficiência das postagens, entre outras métricas;
• SEO, para saber como lançar campanhas que sejam bem ranqueadas e que apareçam sempre no topo dos sites de buscas;
• Por último, mas não menos importante, é de suma importância para o setor de marketing integrar ferramenta de Digital Analytics aliada às demais, assim, é possível conhecer os hábitos de seus usuários, levantar dados geográficos como o local em que sua campanha é mais popular, e acompanhar diversas outras métricas importantes.

Veja nosso guia completo do Google Analytics para entender como este tipo de ferramenta funciona.

Integrações no setor de RH

Para os profissionais de recursos humanos, integrar ferramentas é uma forma de ganhar agilidade em diversos processos para que consigam focar em outros trabalhos importantes, como a gestão de pessoas e a capacitação de colaboradores.

Entre as ferramentas que podem ser integradas para aumentar a produtividade do setor e minimizar falhas estão:

• Recrutamento e seleção, que possibilitam a criação e gestão vagas, acesso à bancos de currículos e a atração de talentos;
• Ponto e folha de pagamento, sendo dois tipos de ferramentas que se completam de tal forma que é impossível separá-las.

Enquanto o software de ponto irá registrar a jornada de trabalho dos colaboradores, o de folha de pagamento irá calcular os valores dessas jornadas, inclusive horas extras, faltas, atrasos e abonos, facilitando a visualização e melhorando a precisão dos cálculos;

Integrações nos times de vendas

Os times de vendas precisam estar sempre alinhados aos procedimentos para manter as boas práticas de vendas conforme a cultura do negócio.

Também precisam de ferramentas que gerenciam o relacionamento com o cliente do início ao fim do processo para obterem melhores resultados e não perderem oportunidades de negócios.

Para isso, esses times podem contar com as seguintes integrações:

• Intranet e rede social corporativa, onde serão disponibilizados os canais de comunicação entre as equipes. Os colaboradores conseguem trocar experiências entre si através de chat e os gestores mantêm todos na mesma página compartilhando comunicados e fazendo videoconferências;
• Colaboração e produtividade, para que seja possível a construção conjunta de documentos, a gestão de home office e trabalhos remotos, a gestão de tarefas, entre outras situações que envolvem todos os membros da equipe;
• Pré-vendas, ferramentas fundamentais para prospectar e qualificar leads, e realizar acompanhamentos constantes sobre as etapas do funil de vendas em que estes leads se encontram, e assim, encontrar o melhor momento para sua conversão;
• CRM, indispensável para gerenciar o relacionamento da empresa com seus clientes, reunindo históricos de conversas, identificando oportunidades no momento certo e fornecendo insights sobre quais as abordagens que podem ser utilizadas em cada momento específico;
• Contratos e assinaturas online, ferramentas que oferecem praticidade tanto para vendedores quanto para clientes assinarem e enviarem contratos de forma digital;
• Atendimento e help desk, para oferecer canais de atendimento ao cliente, prestar suporte qualificado e coletar dados de NPS e feedbacks de seus usuários.

Veja nosso post sobre como escolher um stack de vendas e marketing, e confira mais dicas de como usar a integração à favor de seu negócio.

Integrações nos departamentos financeiros

A gestão financeira é o principal fator que leva a empresa a crescer ou a desmoronar. Sem uma gestão financeira assertiva, não é possível controlar e distribuir de forma adequada os recursos do negócio.

Uma boa gestão financeira precisa integrar softwares robustos, que atendam a todas as suas demandas. Entre eles estão:

• ERP, que possui módulos para integrar todos os setores da empresa, para que seja possível controlar os fluxos de contas a pagar e a receber, a rentabilidade de cada área, gerenciar orçamentos e fornecedores, entre outros processos;
• Tributário e fiscal, que auxiliam na gestão e acompanhamento de regime de tributação, balancetes, prazos de declarações, entre outras obrigações fiscais e tributárias;
• Planejamento financeiro e orçamentário, que reúne soluções para planejar melhor todos os recursos da empresa, desde as receitas, despesas até os investimentos que serão necessários em cada parte do negócio.

Existem algumas maneiras de integrar softwares e aplicativos, mas, vale ressaltar que esses métodos de integração variam de acordo com as ferramentas.

Algumas, permitem integração via API, outras, possuem integração nativa, e também, existem plataformas que fazem este processo para você, esta última opção estará em nosso próximo tópico.

Integração via API

A integração via API geralmente necessita de desenvolvedores, programadores ou colaboradores que tenham familiaridade com códigos para ser realizada.

A sigla API significa Application-Programming Interface, em português, Interface de Programação de Aplicação.

A integração via API se baseia em acessar as interfaces de 2 ou mais softwares ou aplicativos que funcionem em nuvem, e fazer com que eles se comuniquem criando automações e fazendo com que essas plataformas compartilhem funcionalidades entre si.

Para que isso aconteça, é necessário que os desenvolvedores das plataformas que você utiliza tenham deixado essa interface da aplicação aberta para que o colaborador que realizará a integração tenha acesso a esses códigos.

Para entender de uma forma bem simples, com as interfaces das plataformas abertas, você terá acesso aos códigos de cada uma, integrá-los uns aos outros e criar funções para automatizar e sincronizar as ações que forem realizadas em ambas.

Um exemplo prático de integração e automação via API é conectar um software de meio de pagamento a um software de gestão financeira e também ao seu e-mail.

No 1° passo, o cliente realizará o pagamento através de seu cartão de crédito na plataforma de meio de pagamento que você utiliza;

No 2° passo, o software financeiro receberá a confirmação do pagamento, contabilizará o valor no fluxo de caixa e calculará o lucro da venda;

No 3° passo, automaticamente será enviado ao seu cliente um e-mail de confirmação da compra, podendo já deixar parametrizado o prazo para entrega do produto.

Integração nativa

Geralmente, quando softwares são desenvolvidos e programados por um mesmo fornecedor, eles possuem integração nativa com outros softwares da mesma empresa, pois utilizam um mesmo banco de dados para desenvolverem suas aplicações.

Este tipo de integração é benéfica porque evita duplicação de dados e falhas de funcionamento, além de serem mais práticas por serem automáticas.

As ferramentas que fazem integração entre softwares automaticamente já te fornecem todos os parâmetros de automação que podem ser úteis para os determinados tipos de softwares que você deseja integrar, sem a necessidade de mexer em códigos.

Por exemplo: você quer integrar um software que você já utiliza de folha de pagamento, que vamos chamar de "X", a um software de ponto eletrônico, que iremos chamar de "Y", por uma dessas ferramentas de integração.

Essa ferramenta exibirá uma lista de softwares para que você escolha o software X e o Y.

Em seguida, você irá escolher qual gatilho você deseja acionar nesta integração e escolherá todos os dados referentes a este gatilho que serão compartilhados entre as plataformas, como os nomes dos colaboradores, jornada de trabalho e outros parâmetros.

Automaticamente, a plataforma de integração realizará o cruzamento dos dados e a interação entre as duas plataformas será iniciada.

Algumas das plataformas que podem disponibilizar este tipo de integração de forma prática e rápida, e que são bem avaliadas no portal B2B Stack são:

• Pluga;
• Zapier;
• Apipass;

Entre outras.